Slackの予約送信をフル活用して、仕事の効率を最大化する

こんにちは、ゆう（@yuhlabo）です。

会社やコミュニティなどで使われるチャットツール「Slack」のメッセージは、リアルタイムで送信するだけでなく、送信日時をスケジュールして、後で送信することもできます。いわゆる予約送信です。

予約送信の機能を使えば、以下のようなことが実現します。

• リマインドの投稿を時間指定で仕込む
• 言いづらい内容を伝える際の心理的ハードルを下げる
• タイムゾーンを考慮したメッセージを送る

この記事では、私自身がどんな場面でSlackの予約送信を活用しているかを紹介します。

Slackの機能を使い倒して、快適に仕事をしていきましょう！

予約送信のメリットと活用例

Slackには「予約送信」の機能があります。メッセージの送信日時を設定する機能です。

https://slack.com/intl/ja-jp/help/articles/201457107

パブリックチャンネル・プライベートチャンネル・ダイレクトメッセージ（DM）で利用できます。また、2024年8月にアップデートが加えられ、スレッドへの投稿でも使えるようになりました。嬉しい。

Slackのメッセージを予約送信するメリットはふたつあります。

メリット1：自分が不在の状態でもメッセージを送信できる

送信予約により、自分が不在の時間にもにメッセージを送信できます。

特定の日時にお知らせしたい内容はもちろん、海外在住のメンバーがいる場合、タイムゾーンを考慮してメッセージを送信することも可能です。

メリット2：メッセージを送信するハードルが下がる

ふたつめは、メッセージを送信するハードルが下がること。心理的なハードルがあり、言いづらいメッセージを送信する際に有効です。

例えば、長期休暇を取りたい、給与アップの交渉をしたい、退職・休職や契約終了を申し出たい等。

すぐに送信ボタンを押すのがためらうときに、あえて10分後に送信するよう設定してSlackをいったん閉じます。具体的な会話はミーティングで行うとしても、概要を伝える際のハードル超えに有効です。

予約送信の使い方

予約送信をしたいときも、まずは送信したいチャンネルやDMでいつも通りメッセージを書きます。

メッセージが完成したら、送信ボタン（紙飛行機マーク）の右側にある下向きの矢印マークを選択します。

ポップアップ表示に従って送信日時を指定すれば設定完了です。スケジュールした日時にメッセージが送信されます。

モバイルアプリの場合は、メッセージを入力後に送信ボタン（紙飛行機マーク）を長押しすると、送信日時を設定するポップアップが表示されます。

送信予約済みのメッセージは「下書き＆スケジュール」メニューで確認します。

「スケジュール済み」の項目に、メッセージ内容と送信予定日時が一覧で表示されます。この画面から、メッセージ内容や送信予定日時の変更も可能です。

予約送信が完了した旨の通知はありませんが、送信されたメッセージは同じメニュー内の「送信済み」に表示されます。

個人的な利用ケース

予約送信は、主に社内向けの周知やリマインドの用途で使います。社内向けのお知らせを、オンラインのメンバーが一番多い時間帯に送信したい！といった際に便利です。

例えば15時に社内向けの周知をしたいとき、15時に予定があると対応できないし、そもそも忘れることもあります。

時間とメッセージ内容が決まっているなら、先に送信日時を指定してメッセージをセットをしておけば、あとは安心して他の仕事に打ち込めます。

また、言いづらい内容を伝えるときにも使います。最近では、業務委託契約の終了を申し出る際に、15分後の予約送信を設定しました。

対面やオンラインミーティングで伝えるとしても、Slackで頭出しをするケースは少なくありません。その頭出しのハードルを下げられます。

注意点

Slackメッセージの予約送信はとても便利ですが、一方で注意点もあります。

それは、メッセージが予約送信であることは、送信者以外には分からないこと。

送信者が不在だから日時指定で予約送信したメッセージを、たった今送信された！と勘違いされる可能性もあります。

メッセージを見た人はリアルタイムに返事をしたつもりが、肝心の送信者は不在なので返事はない……。といった事態もあり得る話。その後のコミュニケーションにずれが発生してしまいます。

相手からすぐ反応があると考えられる内容は、自分がオンラインの時間帯、またはすぐオンラインに戻れる時間に送信日時を設定すると良いでしょう。特に、業務での指示を自分が不在の時間帯に予約送信するのは推奨しません。

対策としては、予約送信である旨をあらかじめメッセージに追記する手段があります。カスタム絵文字が使える環境なら「予約送信」などの文字でオリジナルの絵文字を作るのもひとつの手です。

まとめ：機能を把握して上手に活用しよう

Slackの予約送信機能を利用することで、コミュニケーションがよりスムーズになります。言いづらい内容を伝える際にも効果を発揮します。

注意が必要な点もありますが、Slackの予約送信は、うまく活用できればとても有益な機能です。

時間を効率的に使い、コミュニケーションの円滑に行うために、予約送信（送信日時の設定）を積極的に活用してみてくださいね！

ゆう

情シス正社員から転身し、リモートワークの複業コーポレート＆ビアバースタッフのパラレルキャリアを実践中。ITツールやアプリを活用して、個人のタスクとプロジェクトを管理しています。フレンチトーストとクラフトビールが好き。