業務改善は遊びになるのか?社内IT担当が考えること

改善

業務改善。
私が「ウワーッッ!!」と思うキーワードのひとつです。

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手をつけようと思えない、業務改善

業務改善とは。
会社の仕事で、コストや業務手順の無駄を省き、効率化してより利益を上げよう!という取り組みのこと。

こちらのページの「業務改善の定義」が分かりやすいので、詳しくは読んでください。

参考:業務改善とは具体的に何を指すのか? 目的と手順について解説 | クラウド会計ソフト freee解説

社内IT担当のお仕事

私の仕事は、同じ会社に勤める社員の方を対象とした、PCやシステムの利用をサポートです。
具体的には、こんなお問い合わせに対応しています。

・社員が増えるので、メールアドレスやPCに入るアカウントを発行してほしい
・このデータにアクセスしたいので権限がほしい(適切な権限は大事)
・社内システムが使いにくいのでメンテナンスしてほしい(合理性があれば)
・何もしてないのにPCが壊れた(そんなわけはない)

中規模以上の会社であれば、社内に「情報システム部門」といった名前で存在するようなお仕事です。
最近だと、アウトソーシングで専門の会社に委託するケースもあるみたい。

想像できた方もいるかもしれませんが、この仕事は、数字目標を立てにくいのが特徴です。
営業部門であれば売り上げ目標が立てられますが、なかなかそうはいきません。
いわば「コスト部門」です。

業務改善、苦手!!

コスト部門であることから、効率化をはじめとする「業務改善」が一層求められます。

私は、これがすごーく苦手です。それはもう苦手です。

内部統制という名目で増殖しつづける管理台帳!
突如入る監査!
減らないいつもの業務!
運用の整備後に経営層の要望で入る例外!
管理できなくなる権限類!
「サーバーラック裏で整理されていないLANケーブル」のような業務フロー!

参考:とんでもない配線をされてスパゲティみたいに絡まっているケーブル類の写真 – GIGAZINE

実際に、これらの業務をスリム化・改善して、めざましい成長を遂げている企業もあると思います。
もちろん、地道にやれば改善されるものなんでしょう。

けれど、個人ではもう手をつけようと思えません……。

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業務改善が苦手な理由は2つだけ

そんな業務改善ですが、そもそも私は、なぜ業務改善が苦手なんだろう?
ちょっと考えてみました。

考えてみましたが、どうあがいても、この2つに集約されるようです。

「達成感がないから」
「改善した先が明るくないから」

そうは言っても、お金をいただいている仕事。
効率を上げても困ることはありません。
仕事が増えて、しんどくなる可能性はありますが。

どうにかして、楽しく業務改善できないものなんだろうか?
どうやったら、業務改善は、遊び・ゲームになるのか?

そんなことを考えています。

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ゲームの要件って何だろう

業務改善がゲームにならないかを考えるにあたり、まず考えたテーマ。
「ゲームがなぜ楽しいのか?」
これです。

ゲームは、達成感があり、定期的に褒美が与えられるから楽しいんです。
褒美は、お金だけでなく、他に代えがたいスキル・能力なども含まれるでしょう。

業務改善をゲームにするのであれば、

・業務改善を1案件やるごとにボーナス5万円支給!
・業務改善で減った時間は早退してよし!(最大3か月間)
・業務改善をやるほど、すごい資格の取得に有利になる!

といったご褒美を、打ち出せばいいのかもしれません。

ただ、問題は、自分ひとりや部署のレベルでは実現できない対策だということ。
ボーナスは、湧いて出てくるものではありません。

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遊びは、不要なところに生まれるもの

そもそも、「遊び」って、本来は不要なところに生まれるものだと思っています。

工学の分野にも、「遊び」という概念があります。
「実際の動作には影響しない可動範囲」といった意味合いです。
ハンドルの遊びとか。

そういった意味でも、遊びを生み出せるのは生き物、人間だけです。
コンピューターは、プログラミングされたとおりに動きます。ゆえに遊べません。

一方で、業務改善は、無駄や不要なものを省き、必要なことだけに絞っていくプロセス。
遊びやゲームと業務改善が、本来相反するものだと分かります。

この相容れない奴らを、どうにかしてドッキングさせたい。
そうすれば、世の企業で業務改善に苦しむ人が、少しでも報われるきっかけになるはずです。

この先の未来だと、業務改善の最適解はAIが出してくれる……みたいにも、なりそうですけどね。

そんなことを考えながら、今日も地道に、日々の業務をより良くしていくのです。

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