脱線は悪じゃない。それでも脱線を防止したいときに試してほしいこと
ゆう
ひとりアソビラボ
Dynalistでアイビーリーメソッドを試したら、仕事の割り込みタスクが処理できるようになった
ゆう
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こんにちは、ゆう（@yuhlabo）です。
毎日生活や仕事を積み重ねていると、さまざまな大小のタスクが入り乱れます。
焦って、いろんな仕事にすこしずつ手をつける。しかし、結局どれも大した進展がない……。みたいな事態も少なくありません。そうしている間に割り込みタスクは増え、どこから手をつけたらいいか分からない状態になってしまいます。
そこで試してみたのが、タスク管理の手法のひとつであるアイビーリーメソッド。
Dynalistというアウトライナーを使ってアイビーリーメソッドを試したところ、タスク処理の効率が上がりました。
このブログ記事では、私が実践した「アウトライナーでのアイビーリーメソッド」を紹介します。
この記事のもくじ
アイビーリーメソッドって何？ルールとメリットを確認する
アイビーリーメソッドは、タスク管理手法のひとつです。
手順は、その日の重要なタスクを6つ書き出し、番号を振り、上から順番に手をつけるだけ。
書いてしまうと、あっけなく感じるレベルで簡単です。
アイビーリーメソッドでは、今日やるべき大事なタスクを6つ決め、上から順番に着手していきます。たとえタスクを1つしか完了できなかったとしても、今日やるべき「もっとも大切なタスク」は終わっていると言えます。
アイビーリーメソッドの具体的な手順は以下。
- タスクを6つ書き出す。
・タスクの細かさはバラバラで構わない。
・6つ以上出る場合は、とりあえず全部書き出してもよい。 - 最終的には、今日やるタスクは6つまでに絞る。
- 1から6まで番号を振る。
- 1の仕事から順番に手をつける。
・1の仕事が終わるまでは、2以降の仕事に手をつけない。 - 7番目以降のタスクがある場合は、できればやる。
アイビーリーメソッドは、さまざまなブログや書籍で紹介されています。DaiGoの「自分を操る超集中力」でも取り上げられました。こちらの記事には、概要が詳しく掲載されています。
kindle書籍「アウトライン・プロセッシングLIFE」でも言及されていました。
簡単そうに見えるけど、実際にやってみるとすごくタスクが捗る。有効な手法なんだな〜と実感します。
アイビーリーメソッドはクローズドリストである
アイビーリーメソッドで作成する6つの重要なタスクは、いわゆるクローズドリストと全く同じ。
クローズドリストは、マニャーナの法則で言及されているToDoリストです。
- オープンリスト：やりたいことをザザーッと書き連ねたリスト
- クローズドリスト：そのとき具体的にやる1つ1つを順番に並べたリスト
オープンリストは、やりたいこと・やるべきことをざっくばらんに書き出していくもの。
私の場合は、Todoistがオープンリストにあたります。
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Todoistを「暮らしのタスク管理ツール」として使う
会社の仕事では、Trelloを使っています。
一方、クローズドリストは、「今日」やるタスクをやる順番に並べたもの。
家にいるときのクローズドリストはTaskChuteCloudです。
https://taskchute.cloud/introductions/subscribe/13840434
会社での仕事はTrelloを使っていますが、スムーズに進められず、アイビーリーメソッドを試しているところです。
いわゆる「やりたいことリスト」はオープンリスト。
オープンリストから抽出した、具体的に着手していくべきタスクがクローズドリスト。
といった使い分けができますね。
アウトライナーでアイビーリーメソッドを試した結果
アウトライナーツールのdynalistでアイビーリーメソッドを試したら、
タスク処理の効率がぐんと上がり、さくさくとタスクを処理できるようになりました。
具体的には、「タスクに取り組んでいたはずが、脱線していつの間にか別の仕事に着手している……といった、悲しい事態が少なくなりました。
アイビーリーメソッドを使うと、その日のタスクを上から順に並べて、その順番に対応していけばOK！という安心感が得られます。実際に、今日やるべきタスクに集中でき、脱線は格段に減りました。
さて、この手法は、メモアプリではなく、アウトライナーを使って実践しています。
アウトライナーでのアイビーリーメソッドを、私はぜひおすすめしたい！
おすすめの理由は、次の3点です。
- アウトライナー自体がチェックリストとして機能するから。
- 順番の並べ替えが簡単だから。
- アウトライナー上で、そのままメモを取れるから。
アウトライナーでタスクリストを作成すると、項目の順番を、そのまま重要度順として使えます。
また、他にタスクを入れているツール（Trelloなど）を見ずに作業を進められるため、脱線も防止できます。
Trelloなどの他のツールを見たときに、
これからやるタスクを確認する
→隣や上下にあるタスクが気になる
→そのカードをクリックして思考を始める
→「そういえばあれやらなきゃな」みたいな思いつきに着手して脱線する
みたいな事態になるんですよね……。
アイビーリーメソッドで今日取り組むタスクリストを作っていると、こういった悲しい事態も起こりません。
割り込みタスクもアイビーリーメソッドに入れてしまえ！
アイビーリーメソッドで、今日実行する重要なタスクと、その順番を決めました！
しかし、実際の仕事では多くの割り込みタスクがあります。
作業に取りかかった矢先、課長に「この仕事よろしく！」と声をかけられる、なんて場面も。
突然割り込まれるタスクには、どう対応していけばいいのでしょうか？
本来のアイビーリーメソッドだと、次のような回答になるでしょう。
「割り込みタスクを無視して、元々番号を振ったタスクに取り掛かるべし」。
とはいえ、全ての割り込みタスクを無視したら、人間関係や仕事が崩壊します。
全ての割り込みタスクに取り組むわけにもいきません。
タスクの仕分けには、ある程度の判断とバランス感覚は必要です。
アイビーリーメソッドに、割り込み仕事を組み込んでいく手順を考えてみました。
まずは、割り込みタスクをアウトライナーに書く。
本当に今日中に対応する必要があるなら、今やっているタスクの上か下に入れる。
一番下（6番目のタスク）は、7つ目以降に移動させる。
今日やる仕事が6つだけの状態を常に維持する。
アイビーリーメソッドに、割り込み仕事を入れていく。最初は慣れません。
しかし、これを続けていくことで、割り込み仕事と自分の仕事のバランスも取れるんだ！ と実感しています。
とはいえ、割り込みタスクはないのが一番です！！！（声を大にして言いたい）
まとめ
「この依頼は、本当にきょう対応しないといけないのか？」と考えるくせをつけていかないと、他人のタスクに呑みこまれてしまいます。
他人とかかわる機会の多い、総務や営業といった仕事ならなおさら大事です。
シングルタスクが良いのは何となく理解していましたが、やってみると効果絶大でした。
タスクの菅李は、セルフマネジメントへの第一歩。
アイビーリーメソッドを一度試してみてくださいね。
dynalistはいいぞ！という話は、以下のブログ記事にて。
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ABOUT ME
情シス正社員から転身し、リモートワークの複業コーポレート＆ビアバースタッフのパラレルキャリアを実践中。ITツールやアプリを活用して、個人のタスクとプロジェクトを管理しています。フレンチトーストとクラフトビールが好き。
