アウトライナーでアイビーリーメソッドを試したら、割り込みタスクが処理できるようになった

ピンクの付箋が貼られた手帳 改善

毎日生活や仕事を積み重ねていると、さまざまな大小のタスクが入り乱れます。

焦って、いろんな仕事にすこしずつ手をつける。
しかし、結局どれも大した進展がない!みたいな事態も少なくありません。

割り込みタスクも増え、どれから手をつけたらいいか分からない状態になってしまいます。

そこで試してみたのが、タスク管理の手法のひとつ「アイビーリーメソッド」。
アウトライナーを使ってアイビーリーメソッドを試したところ、タスク処理の効率が上がりました。

このブログ記事では、私が実践した「アウトライナーでのアイビーリーメソッド」を紹介します。

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アイビーリーメソッドって何?ルールとメリットを確認する

アイビーリーメソッドは、タスク管理手法のひとつです。
手順は、その日の重要なタスクを6つ書き出し、番号を振り、上から順番に手をつけるだけ。

書いてしまうと、あっけなく感じるレベルで簡単です。

アイビーリーメソッドでは、今日やるべき大事なタスクを6つ決め、上から順番に着手していきます。
たとえタスクを1つしか完了できなかったとしても、今日やるべき「もっとも大切なタスク」は終わっていると言えます。

アイビーリーメソッドの具体的な手順は以下。

  1. タスクを6つ書き出す。
    ・タスクの細かさはバラバラで構わない。
    ・6つ以上出る場合は、とりあえず全部書き出してもよい。
  2. 最終的には、今日やるタスクは6つまでに絞る。
  3. 1から6まで番号を振る。
  4. 1の仕事から順番に手をつける。
    ・1の仕事が終わるまでは、2以降の仕事に手をつけない。
  5. 7番目以降のタスクがある場合は、できればやる。

アイビーリーメソッドは、さまざまなブログや書籍で紹介されています。
DaiGoの「自分を操る超集中力」でも取り上げられました。
最近読んだkindle書籍「アウトライン・プロセッシングLIFE」でも言及されていました。

紹介しているブログ記事はこちら。

簡単そうに見えるけど、実際にやってみるとすごくタスクが捗る。
有効な手法なんだな〜と実感します。

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アイビーリーメソッドはクローズドリストである

アイビーリーメソッドで作成する6つの重要なタスクは、いわゆるクローズドリストと全く同じ。
クローズドリストは、マニャーナの法則で言及されているToDoリストです。

  • オープンリスト:やりたいことをザザーッと書き連ねたリスト
  • クローズドリスト:そのとき具体的にやる1つ1つを順番に並べたリスト

オープンリストは、やりたいこと・やるべきことをざっくばらんに書き出していくもの。
私の場合は、Todoistがオープンリストにあたります。

Todoistを「暮らしのタスク管理ツール」として使う
仕事のタスクだけでなく、家事や生活といった「暮らしのタスク管理」にTodoistを使ってほしい。実際にどんな感じで使っているかを交えて、Todoistの自由な使い方を紹介します。

会社の仕事では、Trelloを使っています。

一方、クローズドリストは、「今日」やるタスクをやる順番に並べたもの。
家にいるときのクローズドリストはTaskChuteCloudです。

TaskChute Cloud | 時間の使い方が変わるツール
タスクシュート時間術のWeb版!「なぜ、仕事が予定どおりに終わらないのか?」(技術評論社)や「TaskChute」や「Taskuma」でお馴染みのタスクシュート時間術をWebで実行できるようにしました。タスクシュート時間術の生みの親であるシゴタノ!大橋さんに監修いただきました。開発者はTaskChuteヘヴィーユーザー...

会社での仕事はTrelloを使っていますが、スムーズに進められず、アイビーリーメソッドを試しているところです。

いわゆる「やりたいことリスト」はオープンリスト。
オープンリストから抽出した、具体的に着手していくべきタスクがクローズドリスト。
といった使い分けができますね。

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アウトライナーでアイビーリーメソッドを試した結果

アウトライナーツールのdynalistでアイビーリーメソッドを試したら、
タスク処理の効率がぐんと上がり、さくさくとタスクを処理できるようになりました。
具体的には、

タスクに取り組んでいたはずが、脱線していつの間にか別の仕事に着手している……

といった、悲しい事態が少なくなりました。

アイビーリーメソッドを使うと、その日のタスクを上から順に並べて、その順番に対応していけばOK!という安心感が得られます。
実際に、今日やるべきタスクに集中でき、脱線は格段に減りました。

さて、この手法は、メモアプリではなく、アウトライナーを使って実践しています。
アウトライナーでのアイビーリーメソッドを、私はぜひおすすめしたい!

おすすめの理由は、次の3点です。

  • アウトライナー自体がチェックリストとして機能するから。
  • 順番の並べ替えが簡単だから。
  • アウトライナー上で、そのままメモを取れるから。

アウトライナーでタスクリストを作成すると、項目の順番を、そのまま重要度順として使えます。
また、他にタスクを入れているツール(Trelloなど)を見ずに作業を進められるため、脱線も防止できます。

Trelloなどの他のツールを見たときに、

これからやるタスクを確認する
→隣や上下にあるタスクが気になる
→そのカードをクリックして思考を始める
→「そういえばあれやらなきゃな」みたいな思いつきに着手して脱線する

みたいな事態になるんですよね……。

アイビーリーメソッドで今日取り組むタスクリストを作っていると、こういった悲しい事態も起こりません。

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割り込みタスクもアイビーリーメソッドに入れてしまえ!

アイビーリーメソッドで、今日実行する重要なタスクと、その順番を決めました!

しかし、実際の仕事では多くの割り込みタスクがあります。
作業に取りかかった矢先、課長に「この仕事よろしく!」と声をかけられる、なんて場面も。

突然割り込まれるタスクには、どう対応していけばいいのでしょうか?

本来のアイビーリーメソッドだと、次のような回答になるでしょう。
「割り込みタスクを無視して、元々番号を振ったタスクに取り掛かるべし」
とはいえ、全ての割り込みタスクを無視したら、人間関係や仕事が崩壊します。

ノートに書き込もうとする画像

全ての割り込みタスクに取り組むわけにもいきません。
タスクの仕分けには、ある程度の判断とバランス感覚は必要です。
アイビーリーメソッドに、割り込み仕事を組み込んでいく手順を考えてみました。

まずは、割り込みタスクをアウトライナーに書く。
本当に今日中に対応する必要があるなら、今やっているタスクの上か下に入れる。
一番下(6番目のタスク)は、7つ目以降に移動させる。
今日やる仕事が6つだけの状態を常に維持する。

アイビーリーメソッドに、割り込み仕事を入れていく。最初は慣れません。
しかし、これを続けていくことで、割り込み仕事と自分の仕事のバランスも取れるんだ! と実感しています。

とはいえ、割り込みタスクはないのが一番です!!!(声を大にして言いたい)

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まとめ

「この依頼は、本当にきょう対応しないといけないのか?」と考えるくせをつけていかないと、他人のタスクに呑みこまれてしまいます。
他人とかかわる機会の多い、総務や営業といった仕事ならなおさら大事です。
シングルタスクが良いのは何となく理解していましたが、やってみると効果絶大でした。

タスクの菅李は、セルフマネジメントへの第一歩。
アイビーリーメソッドを一度試してみてくださいね。

dynalistはいいぞ!という話は、以下のブログ記事にて。

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